L’idée

L’idée de date d’expiration dans les emails est née à dans de nombreux cerveaux différents ces dernières années. En en parlant, nombreuses sont les personnes qui nous ont dit “Je pensais que ça existait déjà” ou “Nous y avions réfléchi, mais nous ne savions pas comment faire !”.

C’est pour ça que nous nous sommes lancés. Nous avons fait une proposition concrète qui a été publiée fin mars 2021 sur le blog de Badsender. Et devant le très bon accueil, nous nous sommes lancés pour que l’idée devienne réalité. Cette page est là pour vous expliquer l’idée. En version résumée (juste en dessous), en version longue (un peu plus bas) et en présentation à partager.

Comme cette idée n’appartient à personne, n’hésitez pas à copier et à réutiliser tout ce que vous désirez.

D’ailleurs, n’hésitez pas à récupérer nos argumentaires prêts à l’emploi : Argumentaire pour les annonceurs / Argumentaire pour les webmails et FAI (à compléter) / Argumentaire pour les routeurs (à compléter)

En quelques mots : Les dates d’expiration dans les emails

Le constat est clair, une partie importante des emails deviennent obsolètes quelques jours après leur réception par les destinataires. Pensez à ces promotions qui ne sont valables que quelques jours, à ces newsletters dont les actualités seront presque déjà périmées au moment de la réception, … Ces emails prennent de la place dans les centres de données, consomment de l’énergie pour le stockage (production des périphériques de stockage, usage, recyclage en fin de vie, …).

Afin de réduire l’empreinte carbone de ces emails, il faudrait les supprimer, et les supprimer rapidement après leur réception. Et afin de ne pas faire peser cette responsabilité sur le destinataire. Pourquoi ce ne serait pas aux expéditeurs d’indiquer à partir de quand leurs emails deviennent obsolètes. C’est le but de dates d’expiration.

En pratique, au moment de l’envoi, l’expéditeur définira à quel moment son message deviendra obsolète. Le routeur se chargera de faire transiter l’information jusqu’à la messagerie du destinataire. Et la solution de messagerie proposera au destinataires des mécaniques permettant de supprimer plus ou moins automatiquement ces emails (avec son consentement bien évidemment).

Pour y arriver, nous avons besoin de l’implication de l’ensemble de la chaîne de livraison des emails : expéditeurs, routeurs et FAI / webmails. Si la solution technique n’est actuellement pas défini, ce n’est pas elle qui sera compliquée à concevoir. Le vrai défi, c’est une adoption, une adoption massive de l’ensemble des acteurs afin que cette idée devienne réalité.

Et techniquement ? Comment ça pourrait fonctionner ?

La partie technique est à raffiner via un futur groupe de travail sur le sujet. Voici néanmoins la proposition d’origine, qui ne sera probablement pas la solution finale. Il y a deux grandes possibilités :

Via l’en-tête SMTP. Cela pourrait par exemple prendre l’aspect d’un header de type “Expiration-Date : Tue, 23 Mar 2021 10:00:00 +0000

Dans le code HTML en utilisant des micro-données Schema.org qui pourraient ressembler à ceci :

<script type="application/ld+json">
{
  "@context":           "http://schema.org",
  "@type":              "EmailMessage",
  "expires":     	"2011-03-23T10:00:00+00:00",
}
</script>

Ou à ceci :

<div itemscope itemtype="http://schema.org/EmailMessage">
	<meta itemprop="expires" content="2011-03-23T10:00:00+00:00" />
</div>

N’hésitez pas à nous contacter si vous désirez faire partie du groupe de travail technique.

En détail : les dates d’expiration dans les emails

Email et sobriété numérique

Il n’est pas toujours simple d’identifier les chantier à mettre en place pour avancer vers la sobriété numérique, et donc la réduction de l’empreinte carbone de nos activités. En ce qui concerne l’email marketing et le CRM, voici quelques pistes régulièrement évoquées :

  • Minimisation des données
  • Réduction des volumes d’envois (traitement des inactifs, meilleur ciblage, …)
  • Réduction du poids des messages
  • Politique d’achat responsable (centres de données bas carbone, compensations carbone, …)

Autant de sujets sur lesquels les entreprises sont autonomes.

Et les emails (tout de même) envoyés ?

La question du stockage des emails dans les boîtes emails des destinataires est importante :

  • Parce qu’au bout de quelques jours les emails deviennent obsolètes
  • Parce que les destinataires ne prennent pas le temps des les supprimer (manque d’outils, d’éducation sur la sobriété numérique, manque de temps, manque…)

Et si on renversait la logique, et que l’on déchargeait le destinataire de cette responsabilité ? (sans pour autant cacher le problème) Et si on responsabilisait les entreprises émettrices ?

La taille du problème ?

Des milliards d’emails sont envoyés chaque jour. (environ 300 milliards selon Radicati)

  • Une grande part de ces emails sont des spams, et donc supprimés directement ou placés en quarantaine dans la boîte spam
  • Une toute petite partie est constituée d’emails personnels ou transactionnels
  • Tout le reste, les emails commerciaux (le graymail), stagnent pour toujours dans les boîtes des destinataires… alors même qu’ils sont devenus totalement obsolètes.

Les destinataires, sont très, très, très peu nombreux à prendre le temps de les nettoyer.

Oui, mais… et l’empreinte carbone là dedans ?

Sujet complexe, puisque les estimations de l’empreinte carbone d’un email varient entre 19g de CO² (ADEME, 2011) et 0,03g de CO² (TheShiftProject 2018) pour un email d’1 Mo

Cette image de l’empreinte carbone est compliquée. Parce que ça ne parle à personne, parce que ça dépend du type d’énergie utilisée, donc du pays dont on parle, …

Prenons une autre image bien plus simple à retenir.

Et si on parlait du support physique qui contient tous ces emails ? Disons, un disque dur de 2 To. Disque dur qui doit être  :

PRODUIT > ALIMENTE EN ENERGIE > RECYCLE

Sur 300 milliards d’emails envoyés par jour (Radicati), environ 11% sont du Graymail (Vadesecure 2016) = 33 milliards d’emails marketing par jour

Si on estime que le poids d’un email (sans images) est d’environ 80ko, cela fait 2640 To par jour > Soit, 1320 disques durs par jour > Soit, 481 000 disques durs par an

Qu’il faut fabriquer, alimenter et recycler !

Responsabiliser l’industrie de l’email

On le voit, les emails obsolètes sont un VRAI problème écologique.

Il faut donc arriver à les éliminer et à responsabiliser toute la chaîne email :

  • Annonceur
  • Routeur
  • FAI / Webmails
  • Destinataires

Ce sont les émetteurs d’emails qui doivent résoudre les problèmes qu’ils ont eux-mêmes créés, pas les citoyens.

En pratique, comment ça fonctionnerait ?

  1. Lors de la configuration d’une campagne email (qu’elle soit one-shot ou automatisée), l’opérateur de campagne défini une date d’expiration (relative à la date d’envoi ou fixe)
  2. Le routeur intègre cette date d’expiration à l’intérieur de chaque email envoyé.
  3. Le FAI/webmail, au moment de recevoir l’email, peut lire la date d’expiration contenue dans celui-ci
  4. Le FAI/webmail propose différents outils (plus ou moins automatiques) afin que le destinataire puis nettoyer sa boîte en fournissant le moins d’effort possible (et si ce dernier donne son consentement, les emails peuvent être automatiquement supprimés)

Dans quel ordre on avance ?

Le concept, même au niveau technique, n’est pas compliqué. Mais l’adoption doit être massive afin d’avoir un impact.

Les acteurs qui auront le plus de travail dans l’implémentation seront clairement les FAI et Webmails.

Voici les étapes que nous prévoyons actuellement (mais qui vont probablement évoluer) :

  1. Structuration du projet : organisation / création de contenu
  2. Recueil de soutiens : afin de prouver qu’il y a un réel intérêt au projet
  3. Démarrage de groupes de travail juridiques et communication
  4. Constitution d’un groupe de travail technique
  5. 1ères implémentations tests
  6. Adoption

Il faudra probablement un ou deux ans avant de voir les premières implémentations arriver.

Comment soutenir le projet ?

Déclarez publiquement votre soutien !

Ca veut dire :

  • Vous vous engagez à utiliser et à mettre en place le mécanisme de date d’expiration dès qu’il sera techniquement validé.
  • Vous vous impliquez dans le projet en nous aidant à générer toujours plus de soutiens.
  • Vous participez éventuellement à un des groupes de travail mis en place.
  • Vous acceptez que le logo et le nom de votre entreprise soient associés au projet (liste des soutiens)

Les groupes de travail

Participez aux différents groupes de travail (en cours de constitution) :

Juridique

  • Création d’une charte qui puisse être signée par l’ensemble des soutiens
  • Personnalité juridique du projet (constitution d’une structure juridique ou adossement à une structure existant)
  • Validation du concept de date d’expiration dans les législations locales (secret de la correspondance, …)

Communication

  • Mise en commun de contenus (FAQ, présentations, articles, …)
  • Organisation du recueil de soutiensAnimation de la communauté des soutiens
  • Lobbying interne dans vos entreprises respectives

Technique

  • Création d’un brouillon de proposition technique
  • Recueil des commentaires
  • Rédaction de recommandations techniques pour l’implémentation par les FAI/Webmails
  • Rédaction de recommandations techniques pour l’implémentation par les routeurs

Et maintenant ?

La présentation à télécharger et diffuser